口頭説明に『メモを取れ』がはらむ問題

2020年06月02日

説明を受ける際に よく言われるのが『メモを取れ』です。
しかし、実際には これは非常に効率が悪いものです。

説明を口頭で行う事自体、非効率であり、
その説明が 長ければ長いほど、正確な把握が困難なものとなります。

それならば メモを取ればよいというかも しれませんが、
メモを取るという行為も、正確に情報を把握できる魔法にはなりません。

口頭説明を聞き、それを情報整理するという中に、
メモを取るという 新たな作業が食い込みます。
そうなると、情報を聞き逃してしまう可能性もあります。
また、メモを取る作業中、相手に待ってもらわなければならず、
それがかえって 時間がかかってしまいます。

また、メモを取れば 必ず正確な情報が まとめられるとは限りません。
聞き逃しや聞き間違いが発生すれば、
当然メモも 間違っているわけですし、
慌てて書いたメモが、正確であるとは言えないでしょう。

ならば メモを取るスキルを向上させればいいかもしれませんが、
それは何度も研修や経験が必要なくらい、困難なことでしょう。

私ならば、『メモを取れ』と言わず、
自分がメモを取り、相手に渡します
そうすれば、人から人への伝達も介していないため、情報劣化もなければ、
後で 読み返して確認する事もできます。

聞く側が 必死にメモを取る必要もなければ、
伝える側も メモを取るのを待つ必要もありません。

もし、文章にするより口頭説明の方が得意だと言うのであれば、
それは そもそも説明自体が下手だという事です。

情報を伝達するには、
手段と文面共に 相手が理解できる形を 選択する必要があります。
相手に『メモを取れ』というのは、
その手段を怠っている免罪符にすぎません。

今は ITの時代で、ほぼ全員にPCが行き渡り、
情報伝達も チャットがメインとなっています。
その時代に いまだに口頭説明で相手にメモを取らせるという原始的方法では、
正確な情報が 把握できなくても無理はありません。

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